Die Ausgangslage
Einkaufsteams in mittelständischen Unternehmen verbringen täglich Stunden damit, Bedarfe aus PDFs und E-Mails manuell in Angebotsanfragen umzuschreiben. Lieferantenlisten werden in Excel gepflegt, Anfragen per Copy-Paste zusammengestellt, Angebote händisch verglichen — ein Prozess, der bei wachsendem Anfragevolumen nicht skaliert.
Wie wir vorgegangen sind
Wir haben mit Einkaufsleitern aus Industrie und Handel gesprochen, um den realen Workflow zu verstehen — nicht das, was in Organigrammen steht. Das zentrale Produktprinzip: Assistenz, kein Autopilot. Die KI übernimmt die Fleißarbeit (Positionserkennung, Lieferantenvorschläge, E-Mail-Erstellung), die Kontrolle bleibt beim Menschen. Technisch setzt ProCo auf eine LLM-Pipeline für die Dokumentenanalyse und ein Matching-Backend für den Lieferantenabgleich.
Was am Ende dabei rausgekommen ist
Entstanden ist ein assistierender RFQ-Workflow: Dokumente und Bedarfspositionen werden strukturiert, vorhandene Lieferantendaten werden für Vorschläge genutzt und die Kommunikation wird zur fachlichen Prüfung vorbereitet. Die Kontrolle bleibt beim Einkaufsteam.
