KI-Prozessautomatisierung
Routine abgeben. Kontrolle behalten.
Wir entwickeln individuelle Workflows, die E-Mails und Dokumente mit KI auswerten und Aufgaben vorbereiten. Ihr Team prüft die Ergebnisse und steuert, was als Nächstes passiert.
200 Bauteile
Guten Tag,
wir benötigen ein Angebot für 200 Bauteile gemäß Zeichnung. Ist eine Lieferung im Oktober möglich?
Genauen Liefertermin klärenDie E-Mail nennt keinen Tag.
Einblicke in unsere ArbeitAus Prozessen werden Produkte.
P↗ProCoEinkauf & AngebotsanfragenDocuwhaleDokumente & FristenWenn die Vorbereitung
den Tag bestimmt.
Eine Anfrage kommt per E-Mail, die Angaben stehen im PDF, der Status in einer Tabelle. Jemand überträgt Daten, sucht fehlende Informationen und fragt nach der Freigabe. Wenn solche Übergaben täglich wiederkehren, bindet die Vorbereitung Zeit und der Überblick hängt an einzelnen Personen.
Flying Chair entwickelt KI-gestützte Workflows für Unternehmen, die Informationen wiederholt aus E-Mails, PDFs oder Tabellen in andere Systeme übertragen. Wir analysieren den Ablauf, entwickeln die passende Software und verbinden sie mit vorhandenen Schnittstellen. KI kann Inhalte zuordnen, Angaben extrahieren und Entwürfe vorbereiten. Feste Regeln prüfen die Ergebnisse; Ihr Team bearbeitet Ausnahmen und erteilt vereinbarte Freigaben. So entsteht ein durchgängiger Ablauf vom Eingang bis zum nächsten Arbeitsschritt.
Weniger Übertragen.
Mehr Überblick.
Informationen weiterverwenden
Angaben aus Dokumenten und E-Mails werden strukturiert für die nächsten Schritte bereitgestellt. Das reduziert wiederholtes Abtippen und Kopieren.
Prüfen, was eine Entscheidung braucht
Fehlende Angaben, Regelverstöße und offene Freigaben erhalten einen sichtbaren Status. Zuständige Personen können Ergebnisse prüfen, korrigieren oder zurückweisen.
An vorhandene Systeme anschließen
Geeignete Schnittstellen verbinden den Ablauf mit Ihrer bestehenden Software. Rollen, Fehlerbehandlung und spätere Anpassungen werden in der Umsetzung berücksichtigt.
Drei Abläufe,
bei denen wir ansetzen.
- 01
Anfragen und Bedarfe strukturieren
Positionen aus PDFs, Stücklisten oder E-Mails extrahieren und für eine Angebotsanfrage vorbereiten. Im ProCo-Projekt haben wir diesen Ansatz als assistierenden RFQ-Workflow umgesetzt.
- 02
Dokumente in Aufgaben übersetzen
Dokumenttypen, Beträge und Fristen erkennen und passende Aufgaben vorbereiten. Docuwhale zeigt, wie Erfassung und nächste Schritte in einer Anwendung zusammenfinden.
- 03
Freigaben und Übergaben vorbereiten
Vorgänge auf Pflichtangaben prüfen, Abweichungen kennzeichnen und der zuständigen Person vorlegen. Nach Freigabe können Daten über eine Schnittstelle weitergegeben werden.
Gebaut, nicht nur
beschrieben.
Was sinnvoll ist.
Was geklärt sein muss.
- Wenn ein Ablauf vollständig durch feste Regeln beschrieben werden kann, reicht häufig eine klassische Automatisierung. KI ist vor allem dort ein Kandidat, wo wechselnde Texte und Dokumente ausgewertet werden müssen.
- KI-Ergebnisse können falsch oder unvollständig sein. Datenqualität, Zugriffsrechte, Verarbeitung sensibler Informationen sowie Prüf- und Freigaberegeln klären wir vor der Einführung.
Kurz und
konkret.
Welche Prozesse eignen sich für KI-Automatisierung?
Ein guter Ausgangspunkt sind wiederkehrende Aufgaben mit ähnlichem Ziel, aber unterschiedlichen E-Mails, Texten oder Dokumenten. Es sollten genügend Beispiele vorliegen und die Ergebnisse prüfbar sein. Wir betrachten außerdem Häufigkeit, heutigen Aufwand und mögliche Fehlerfolgen. Seltene Aufgaben, ungeklärte Prozesse oder ausschließlich feste Regeln rechtfertigen nicht automatisch den Einsatz von KI.
Wie startet ein Projekt mit Flying Chair?
Wir beginnen mit einem konkreten Ablauf, seinen Eingängen, beteiligten Personen, Systemen und Ausnahmen. Gemeinsam legen wir fest, welche Schritte vorbereitet werden sollen und welche Entscheidungen beim Team bleiben. Anschließend grenzen wir eine erste Version ab und testen sie mit repräsentativen Beispielen. Die Ergebnisse bilden die Grundlage für Einführung und weitere Ausbaustufen.
Was kostet eine KI-Prozessautomatisierung?
Der Aufwand hängt vor allem von den Prozessschritten, der Vielfalt und Qualität der Dokumente, den Schnittstellen sowie den Anforderungen an Prüfung und Betrieb ab. Ein abgegrenzter Ablauf mit vorhandener API lässt sich anders kalkulieren als mehrere Fachsysteme mit vielen Ausnahmen. Hinzu kommen gegebenenfalls laufende Kosten für Hosting, KI-Nutzung und Wartung. Nach der Prozessaufnahme benennen wir Umfang, Annahmen und Kosten für eine sinnvolle erste Version.
Können vorhandene Systeme weitergenutzt werden?
Häufig ja. Wir prüfen, welche Daten über APIs, Exporte oder andere geeignete Schnittstellen verfügbar sind und welche Aktionen das Zielsystem unterstützt. Zugriffsrechte, technische Grenzen und Fehlerfälle gehören zu dieser Prüfung. Fehlt eine geeignete Schnittstelle, klären wir zuerst die Alternativen und den zusätzlichen Aufwand.
Wie bleiben Ergebnisse und Freigaben unter Kontrolle?
Wir legen fest, welche Angaben automatisch geprüft werden, welche Fälle eine manuelle Prüfung benötigen und wann eine Freigabe erforderlich ist. Die Oberfläche kann dafür Ausgangsdokument, extrahierte Angaben und vorgeschlagene Aktion zusammen anzeigen. Ihr Team kann korrigieren oder zurückweisen; vereinbarte Folgeaktionen werden erst nach Freigabe ausgeführt. Automatische Prüfungen ersetzen keine fachliche Bewertung und können nicht jeden KI-Fehler erkennen.